Optimizarea Cheltuielilor in Productie

În ziua de astăzi, concurența este tot mai acerbă și nu ne poate fi indiferent pe ce cheltuim banii – totuși, reușim oare să fim mai eficienți decât concurența? Pentru o companie este mai important acum ca niciodată să cunoască cu exactitate propriile cifre interne, să poată lua decizii în timp real pe baza acestora. Totul pentru ca la final fiecare proces de vânzare și fiecare produs să ducă la un rezultat pozitiv (adică să fie profitabil).

Optimizarea cheltuielilor: ANTECALCULUL

Antecalculul ne arată cheltuielile cu materia primă la prețul de evidență (la prețul actual, de achiziție, prețul fifo sau cel mediu ponderat). Pe lângă aceasta, mai oferă și o reprezentare asupra cheltuielilor cu tehnologia de fabricare (procese, mașini, scule, cheltuieli cu personalul), respectiv cheltuielile indirecte pe baza analizelor anterioare, raportate la o anumită marjă procentuală.
Poate fi important ca în cazul antecalculului să se ia în considerare timpii de normă și a unităților de normă. În foarte multe dintre cazuri, materialele și timpii necesari pentru fabricarea unui produs pot fi prezentate pe baza unei formule, pornind de la caracteristicile și cantitatea produsului – chiar și în cazul unui prototip avem la ce să ne raportăm.

Optimizarea cheltuielilor: POSTCALCUL

Postcalculul este un procedeu de calcul în procesul de fabricare. Cu ajutorul acestuia, după finalizarea întregului proces de fabricare și luând în considerare fiecare element al acestuia (materia primă, timpii de normă și celelalte cheltuieli), primim un calcul exact asupra costului de fabricare.

Ce tipuri de cheltuieli există

Cheltuieli directe: Aceste cheltuieli pot fi stabilite și legate cu exactitate de o anumită comandă sau de un anumit proces de fabricare. Ideală este situația în care încercăm să calculăm la acest punct toate elementele. Astfel, vom primi date mai exacte decât dacă am încerca să distribuim aceste cheltuieli pe baza unei anumite formule, pe fiecare produs în parte.

Posibile componente:

• Aici vor fi incluse toate acele cheltuieli din cadrul rețetarului, a procesului și tehnologiei de fabricare, inclusiv orice tip de produs sau serviciu care este achiziționat și necesar pentru fabricare. De exemplu, materia primă, materii auxiliare, cheltuieli de întreținere etc.
• Cheltuieli procedurale: Dacă avem posibilitatea, atunci trebuie să urmărim muncitorii în cadrul unui proces de lucru pe o anumită etapă. Acest lucru poate fi realizat în mai multe moduri. Este posibil să urmărim timpii de producție pe o fișă de urmărire, iar mai târziu, manual, să le introducem în sistem. O modalitate mai exacta online, pentru urmărirea timpilor de producție, este pornirea și oprirea acestora pe baza unor coduri de bară. În acest caz pe fișa de urmărire va exista pentru fiecare proces în parte un cod de bare care se identifică cu un anumit proces de fabricare. Muncitorul, la începutul procesului, citește acest cod de bare (de exemplu, pe un terminal industrial sau pe un dispozitiv mobil), scanează acest cod de bare, iar ulterior și codul său de identificare. Astfel, din sistem putem să știm cu exactitate când a început muncitorul procesul respectiv, la ce se lucrează în momentul actual sau când a finalizat un proces. Urmărirea online, adică în timp real a întregului proces de fabricare, rezultă și date mai exacte pentru calculul costurilor.
• Mașini, timp și cheltuieli: În cazul mașinilor care au un timp de repaus scăzut, este recomandat să așezăm câte un terminal, pentru a se putea anunța finalizarea oricărui proces. Pentru că în programul ERP am definit deja fiecare proces cu care mașina va fi realizată, pe acest terminal putem să afișăm procesele în ordinea priorității lor. Pe lângă acest fapt, nu este necesar să folosim niciun fel de hârtie, este de ajuns dacă pe terminal pornim și oprim fiecare proces dedicat mașinii respective. În cazul teamwork-ului, avem posibilitatea să rezervăm mașina. Astfel, putem să vedem că produsul ce urmează a fi fabricat este deja pregătit de un coleg și urmează să treacă prin procesul respectiv.
• Cheltuieli provenite din cooperarea cu subcontractanți: Facturile primite pentru un anumit proces pot fi introduse în sistem.
• Cheltuielile cu produse nefinalizate/cheltuielile cu piese de schimb, consumabile: Se întâmplă des ca procesul de fabricare să fie oprit într-un anumit punct, iar produsul este doar pe jumătate finalizat. Acesta ajunge în depozit, mai târziu fiind refolosit – atunci este inclus în costul produsului finalizat doar pe jumătate.

În cazul fiecărui proces de fabricare putem să introducem numărul de rebuturi, fie în timpul procesului, fie ulterior acestuia. Dacă este nevoie, putem să setăm și o clasificare a cauzei producerii de rebut.
Din datele introduse și din timpii măsurați, putem să setăm diverse statistici sau alerte, să fim alertați din timp dacă, de exemplu, o mașină are nevoie de întreținere în afara orelor stabilite pentru acest lucru. Mai mult, în cazul in care calitatea materiei prime nu este corespunzătoare sau colegul nou încă are nevoie de instruire, pentru că nu respectă întocmai procesele.

• Cheltuieli indirecte: Acestea nu pot fi legate de un anumit proces de fabricare și nu se află în legătură directă cu o anumită comandă. Ele trebuie distribuite pe baza unei metode asupra mai multor serii de fabricare.
• În cazul cheltuielilor indirecte, este important să poată fi raportate la cheltuielile directe și redistribuite procentual. Pot fi create diverse formule pe baza cărora să se facă raportarea acestor procente, în funcție de specificul industriei.

Componente

• Cheltuieli care nu sunt în legătură directă cu nici unul din procesele de fabricare. De exemplu, timpul alocat mentenanței mașinilor de către personal, timpul alocat de către personalul de la birou etc;
• Materii prime sau consumabile care nu pot fi legate în mod direct de niciunul din procesele de fabricare (de exemplu, cheltuielile cu un anumit component al unei mașini);
• Amortizarea clădirilor, sume investite în renovare;
• Pierderi datorate cursului valutar;
• Cheltuieli în legătură cu logistica (combustibil, facturile emise de transportatori);
• Cheltuieli cu depozitarea;
• Cheltuieli vamale.

Care este diferența dintre profitul regăsit în contabilitate și profitul calculat în cazul postcalculului?

Cât timp putem să tragem concluzii de contabilitate la nivel de companie, adică am reușit să ajungem la un rezultat pozitiv (să generăm profit). La nivel de postcalcul acest profit poate fi arătat și divizat separat pe fiecare articol, respectiv pe fiecare comandă în parte.

Este important să amintim faptul că urmărirea procesului de fabricare în timp real ne avertizează cu câteva ore după întâmplarea unui eveniment neprevăzut. Astfel, acesta încă poate fi corectat pe parcurs și nu avem cunoștință de acest lucru doar la sfârșitul lunii, atunci când colegii reușesc să adune toate datele.

Compararea cu antecalculul poate fi extrem de importantă pentru departamentul de vânzări, în cazul în care aceștia doresc să trimită oferte. Este pentru că se poate calcula un cost de producție, mai exact, se știe deja unde s-a greșit data trecută.

Postcalculul exact ne ajută și în cazul negocierilor purtate cu clienții, pentru că avem posibilitatea să mărim prețul doar la articolele în cazul cărora adaosul este cel mai mic.

Cunoașterea exactă a timpilor de producție ne oferă posibilitatea să evaluăm activitatea unui întreg departament sau chiar a unui muncitor în mod individul. Aceste puncte de vedere pot fi comparate mai apoi în mod obiectiv.

Cumulul tuturor elementelor de mai sus poate să ducă la un proces de fabricare mai eficient, care cu aceleași resurse reușește să producă mai mult la standarde de calitate mai înalte.

Este indispensabil ca sistemul folosit să fie unul integrat de tip ERP, trebuie să evităm orice tip de soluții care plasează datele pe platforme diferite, astfel micșorăm timpul administrativ.

Reamintim și faptul că implementarea unui sistem ERP transformă sau remodelează procesele interne deja existente. Trebuie regândite responsabilitățile, ariile de competentă. Trebuie bine definite aceste procese pentru ca mai târziu sistemul ERP să poată fi implementat pe acest tipar.

Este indispensabil să putem urmări procesele de fabricare ale companiei, cu date actualizate și exacte. Uneori este deja mult prea târziu să ne dăm seama că ceva nu a funcționat bine. Nu putem urmări cu diverse platforme separate procese complexe. Avem nevoie de un sistem integrat de gestiune de tip ERP pentru a reuși să ținem pasul cu concurența.

Implementarea unui sistem integrat de tip ERP este o sarcină complexă, atât pentru cei care doresc implementarea, cât și pentru firma care se ocupă de implementare. Tocmai datorită acestui fapt este nevoie să avem o relație de încredere și să primim soluții potrivite problemelor ridicate.

Solicitați acum un audit gratuit !