Vrei schimbarea sistemului ERP? Există o soluție cu care poți repara problemele actualului sistem de gestiune

Vrei schimbarea sistemului ERP?

Aveți deja un sistem ERP care are mereu probleme și produce erori foarte des? Uneori probleme mai mici și enervante, alteori erori majore? Folosirea programului ia din energia colegilor? Trebuie să aștepți o eternitate pentru dezvoltarea și primirea unei noi funcționalități?

Până când ajungi în posesia unei noi dezvoltări, deja nu mai ai nevoie de ea, pentru că ai găsit o portiță, o altă rezolvare. Desigur, casa nu este în flăcări, dar te-ai gândit deja de foarte multe ori că ar fi timpul să schimbi programul de gestiune. Însă numai de la gândul unei schimbări îți stă inima în loc, pentru că amintirile de la implementarea trecută încă trăiesc în memoria ta.

Dacă te regăsești în cele descrise mai sus, poți să te liniștești, deoarece nu ești singurul în această situație. Ba din contră, pot să-ți confirm că acesta este mersul normal al lucrurilor în cazul implementării unui sistem de gestiune personalizat. De cele mai multe ori, soluția nu este schimbarea întregului program de gestiune, ci mai degrabă corectarea proceselor de lucru eronate, folosirea puterii contorlling-ului și a automatizării.

Acestea pot fi realizate doar cu un alt program, al cărui nume este BI sau Business Intelligence. Vestea bună este că implementarea acestuia merge ca pe roate, iar ca nivel de costuri nu se apropie de nivelul unui program complex de gestiune, de tip ERP.

Dacă te gândești să îți schimbi programul de gestiune

Dacă te gândești să îți schimbi programul de gestiune, atunci este esențial să citești acest articol până la sfârșit. Nu vreau să te conving că un sistem de gestiune sau altul este mai bun, ba chiar din contră. Chiar dacă principala sursă de venit a companiei Dyntell este implementarea programelor de tip ERP, vreau sa te sfătuiesc să nu îți schimbi actualul program de gestiune. Cu siguranță există situații în care schimbarea lui este necesară, dar în majoritatea cazurilor, cea mai bună alternativă este sistemul deja existent, dacă este transformat astfel încât să corespundă necesităților actuale ale companiei.

Implementarea unui program te tip ERP este un proces de durată, care presupune și resurse materiale semnificative. Acest fapt este în contrast cu afirmații provenite din partea unor agenți de vânzări care susțin că programul oferit de ei este unul foarte apropiat de perfecțiune și că implementarea va fi una simplă.

Implementare unui program ERP are două roluri esențiale într-o companie:

1. Definirea și crearea unor procese interne specifice companiei
2. Introducerea datelor

Dacă aceste două scopuri s-au realizat într-o oarecare măsură măcar, pe parcursul implementării, atunci cu siguranță nu vom discuta de un caz pierdut. Atât crearea proceselor, cât și introducerea datelor, pot fi cizelate mai apoi cu diverse instrumente (voi detalia cu câteva exemple) în interiorul programului.

Oprește-te o clipă și încearcă să vezi situația dintr-o altă perspectivă: cheltuielile pot fi optimizate, echipa care oferă suport poate fi schimbată, nivelul automatizării poate fi crescut și informația poate fi obținută din datele deja existente. Pentru toate acestea nu trebuie să îți schimbi programul de gestiune!

Complexitatea personalizărilor

Atunci când colegii te caută din nou pentru că trebuie să faceți câteva modificări la program, îți stă inima în loc. Știi deja ce urmează: câteva săptămâni de comunicare și probabil câteva mii de euro în plus. E clar că nu o faci cu cea mai mare plăcere, dar schimbarea este una imperioasă, s-a schimbat legislația, o anumită persoană din conducere vrea să vadă anumite date etc.

Să luăm ca exemplu cea mai simplă modificare: este nevoie de un raport, de exemplu, sold clienți. Vrei să adaugi o coloană nouă ca să vezi ce cifră anuală desfășoară la tine o anumită firmă. Acum că știi exact de ce ai nevoie, vei lua legătura cu dezvoltatorul programului. Îi descrii ceea ce îți dorești, după care ei îți transmit o ofertă (de obicei una nu foarte ieftină).

Într-o asemenea situație, probabil că te gândești că vor să tragă și pielea de pe tine. Cu toate astea, adevărul este altul: o asemenea sarcina aparent simplă este una care consumă foarte multe resurse. Îți pot confirma asta pentru că văd acest proces din interiorul unei companii care se ocupă de dezvoltarea de produse software.

Soluția constă în două litere: BI

Principala problemă este filosofia de gestionare a datelor în programele ERP, care nu este identică în fiecare program. Acesta nu a fost construit și structurat astfel încât procesele bine stabilite deja să poată fi schimbate cu ușurință și cu rapiditate.

Acum decizi că vei accepta oferta și comanzi aceste schimbări dorite, după care aștepți, aștepți… și încă aștepți. Trec câteva săptămâni (sau mai degrabă câteva luni), timp în care se realizează dezvoltarea. Acum urmează testarea, începi să verifici dacă s-a realizat ceea ce ai cerut. Și ghici ce? După atâta timp de așteptare realizezi că programul calculează greșit. După ce reclami acest fapt către dezvoltatori, ei îți spun că nu ai specificat bine cerința și că se putea înțelege și așa cum au rezolvat-o ei.

Și acum iei totul de la capăt….

În rândurile de mai jos îți voi recomanda o soluție, un program cu ajutorul căruia toate acestea pot fi realizate în câteva minute sau cel mult în câteva ore. Ce este și mai important: aceste modificări pot fi făcute chiar de tine. Soluția constă în două litere: BI.

,,Nimeni nu introduce date în sistem”

Oare la ce este bun un avion privat dacă nimeni nu este în stare să îl piloteze? Ai implementat un sistem informatic, dar angajații tăi spun că este imposibil de folosit. Evident că vor veni cu nenumărate argumente aparent pertinente. De foarte multe ori însă, doar două-trei persoane introduc date în program. Specificul unui sistem informatic este că dacă cineva nu introduce datele, atunci acesta devine nefolositor și pentru ceilalți. Astfel, încet-încet, nimeni nu-l va mai folosi.

De mai bine de 500 de ani știm de la Machiavelli că sistemele noi au mereu mai mulți dușmani decât susținători. Nu mai vorbim de cei care au de câștigat din implementarea unui nou sistem. Acest fapt este la fel și la tine în companie. Oamenii vor găsi foarte ușor acele ,,motive’’ din pricina cărora nu se poate folosi acest program. Asta se întâmplă pentru că până acum nu era necesar să se introducă atâtea date, nu se uita nimeni la câte becuri sunt exact în depozit.

Sistemele noi au mereu mai mulți dușmani decât susținători

Atunci când vine vorba de folosirea sistemului ERP, trebuie să rămâi ferm, fără a accepta scuze sau excepții când folosirea acestuia poate fi neglijată. Regula de bază este faptul că folosirea și introducerea datelor este obligatorie pentru toată lumea. Acest lucru este aproape imposibil de realizat fără un sistem de controlling care să verifice și să te notifice atunci când datele nu sunt completate sau se introduc în mod deficitar.

Să luăm un exemplu: avem o regulă generală cum că în procesul de fabricație se va folosi tot timpul prima dată vopseaua a cărui termen de valabilitate este cel mai apropiat de expirare. Atunci când cineva va dori să folosească o vopsea cu data de expirare mai nouă, sistemul de BI va transmite o avertizare către persoana responsabilă. Astfel, se va asigura respectarea regulilor impuse.

Cu ajutorul automatizării procesului BI workflow, poți să setezi o avertizare pentru fiecare problemă care apare. Apoi, poți defini un proces sau o regulă care rulează dacă problema sau eroarea respectivă reapare.

Un checklist pentru a analiza sistemul tău de gestiune actual

Sper că am reușit să te conving că nu este necesar să îți schimbi sistemul actual de gestiune. Dacă da, iată câteva lucruri pe care trebuie să le verifici la sistemul actual pentru a funcționa corespunzător:

• Există deja o firmă asemănătoare cu profilul companiei tale care folosește acest sistem? Cere o vizită de referință de la furnizorul tău de program ERP (mai bine acum decât niciodată). Dacă există referință, atunci înseamnă că sistemul poate fi folosit. Acest lucru poți să îl prezinți și angajaților tăi mai sceptici.

• Există în cadrul companiei tale o persoană potrivită care să devină utilizator cheie? Cel mai bine este ca prima dată să faci câteva analize în propria echipă. Elementul cheie în implementarea unui sistem de acest gen este exact acest angajat al tău, care va coordona implementarea în interiorul companiei. El trebuie să aibă o viziune asupra tuturor proceselor care se petrec în interiorul companiei. Nu în ultimul rând, trebuie să fie o persoană care are o anumită autoritate. Este ideal să nu fii chiar tu responsabil, ci să delegi pe altcineva.

• Toate datele care stau la baza deciziilor tale sunt introduse în acest sistem? Să luăm de exemplu costul de producție: adună toate elementele care sunt necesare pentru a putea face un calcul exact și precis. Fie pe o hârtie, fie într-un Excel. Aici cel mai bine este să privești separat costul pe produs sau cel puțin pe o anumită grupă de produse. Dacă găsești un element care constituie baza acestui calcul, iar acesta nu se introduce în programul ERP, atunci lipsa trebuie rezolvată într-un fel sau altul.

Business Intelligence (BI)

Ce înseamnă aceste două litere nici nu prea mai contează, pentru că oricum BI este soluția perfectă pentru tine. Implementarea unui sistem BI presupune costuri mult mai reduse, nemaivorbind de timpul redus în care poate fi implementat. Operarea acestuia este mult mai ușoară și e suficient dacă doar o singură persoană se pricepe mai bine la folosirea acestuia. Implementarea unui sistem ERP nou înseamnă câteva mii sau zeci de mii de euro, cât și sute de ore pierdute de angajații tăi.

Cu implementarea unui sistem BI, poți să umpli golurile rămase, cu un minim de efort. Datele care până acum îți lipseau le poți introduce de acum și într-un Excel. Un BI corespunzător le poate lua și de aici și poate să le coreleze cu datele existente în ERP. Poate că această soluție nu este cea mai elegantă, dar funcționează.

Însă este mult mai elegant și mai frumos atunci când inserezi sistemul de workflow, pentru a avea controlul total asupra lucrurilor care se întâmplă în companie. Acesta trimite mesaje de avertizare angajaților (sau superiorilor), care nu fac ceea ce ar trebui sau nu fac aceste lucruri într-un mod corespunzător. Obținerea informațiilor din datele deja existente, după o scurtă instruire, va fi mult mai ușoară și pentru tine. Nu trebuie sa întocmești tot felul de specificații și descrieri, ai nevoie doar de câteva click-uri pe grafice, toate acestea le poți face de la distanță pe web sau chiar de pe telefonul mobil.

Te rog să nu comiți încă odată această eroare!

Înainte de a lua decizia finală, permite-mi să îți atrag atenția asupra câtorva aspecte esențiale. Atunci când ai ales sistemul ERP actual, ai făcut o mare greșeală, pentru că nu ai fost destul de atent sau nu ai luat toate posibilitățile în calcul. Te rog să nu comiți încă odată această eroare! Trebuie să testezi întregul sistem de BI și echipa care se află în spatele acesteia. Prezintă-le o problemă care acum te macină, pentru ca ei să îți trimită pe email un grafic sau o reprezentare vizuală.

Această metodă trebuie tratată cu maximă seriozitate. Este esențial ca cererea înaintată să se refere la o problemă actuală, iar ajungerea la rezultatului dorit sau a reprezentării grafice să nu se facă doar prin intermediul datelor tale (din procesul de business actual). O asemenea cerință ar trebui să fie inclusă în bugetul de vânzări în cazul companiilor mai mari, așadar nici nu ar trebui să plătești ea.

Cum face acest BI să completeze lipsurile din ERP?

Sunt numeroase funcții care de obicei pot fi accesate din interiorul programului de gestiune, însă prin intermediul BI-lui devin mult mai ușor accesibile. Dezvoltările în interiorul programelor ERP sunt de obicei scumpe și înaintează foarte încet. Un raport BI poate fi întocmit chiar de tine, iar la sfârșit, când ai rezultatul, nu vei mai fi surprins de faptul că la acest lucru nu te gândeai.

Câteva situații exemplificative referitoare la modul în care BI-ul acoperă lipsurile programului ERP:

• Setarea unor câmpuri obligatorii de foarte multe ori este complicată în sistemele ERP. De exemplu, în cazul adăugării unui articol nou trebuie analizate numeroase circumstanțe. Dacă articolul este introdus fără a i se trece un anumit atribut sau tipul de contabilizare, atunci persoanei potrivite i se va transmite o listă, săptămânal sau într-un interval de timp regulat.

• De foarte multe ori în ERP nu există posibilitatea să poată fi urmărit întregul lanț începând de la o comandă dată de client. Sau, din mai multe comenzi să se creeze un aviz sau un picklist, din mai multe avize mai multe facturi. Cine ar mai putea să urmărească dacă un anumit articol a fost facturat sau nu? Sunt persoane care vor să vadă un raport, la nivel de document. De exemplu, să vadă din care comandă un aviz a fost creat, din care picklist care aviz, și din care aviz care factură – toate acestea într-un singur tabel, la nivel de rânduri.

• Un alt raport ajută contabili pentru a putea vedea toate documentele financiare dacă sunt conforme cu o anumită perioadă, sau dacă toate sunt contabilizate.

Avantajele unui sistem de Business Intelligence

Numeroase sunt și acele situații în care BI-ul este mult mai flexibil decât un ERP:

• În foarte multe locuri este utilizată înștiințarea de plată sau raportul privind unele datorii. Acesta este folosit din BI deoarece oferă nenumărate posibilități de personalizare.

• Alții cer un astfel de raport pentru ca fiecare agent să primească o listă cu toate facturile încă neîncasate. La rândul lor, ei să primească aceste date prin email și fiecăruia să i se transmită doar facturile care îi aparțin.

• Un alt raport este legat de muncitori, de obicei numele unui muncitor poate fii completat în numeroase câmpuri. De exemplu, pe un subdocument, pe un document principal sau pe un contract. În BI putem stabili când și cu care muncitor trebuie să se facă o referință.

Beneficiile unui sistem de Business Intelligence

Cele enumerate mai sus sunt valabile și în cazul agenților. Există firme unde agentul este trecut în câmpul destinat muncitorilor. Dacă acest câmp este lăsat liber, atunci agentul va fi cel de la punctul de lucru. Dacă și acest din urmă câmp este liber atunci trebuie lucrat cu agentul care este completat la nivel de firmă.

• În cazul calculului de salarii, BI-ul poate fi extrem de folositor, pentru că toată lumea calculează bonusurile din vânzări sau cele de performanță după un alt algoritm sau altă condiție.

• Avem și clienți care importă mișcările stocurilor în BI pentru că vor să vadă mișcările anilor precedenți într-o reprezentare dinamică.

Cu ajutorul unui BI bun, pregătirea rapoartelor și transmiterea acestora către persoanele potrivite o poți automatiza foarte ușor. Este ca și cum ai lucra în Excel, posibilitățile sunt limitate doar de imaginația ta.

Dacă la începutul articolului voiai să îți schimbi sistemul de gestiune, sper că acum am reușit să îți economisesc o cheltuială inutilă de ordinul miilor de euro.